Le Comité Social et Économique (CSE) a besoin de collecter et traiter de nombreuses informations relatives aux salariés :
Pour gérer les activités sociales et culturelles, le Comité Social et Économique (CSE) a besoin de collecter et traiter de nombreuses informations relatives aux salariés : il a donc besoin de constituer le fichier des salariés. Quelles sont les conditions de création du fichier des salariés ?
La fourniture d’information par le salarié au CSE :
Qu’il s’agisse de la gestion des subventions, des bourses, des primes de crèches, des chèques cadeaux, des activités de voyages, sport ou loisirs, etc., les traitements informatisés mis en œuvre par le CSE doivent à ce titre se conformer à la loi informatique et libertés. Ces informations doivent être limitées à celles qui sont strictement nécessaires au CSE pour exercer ses fonctions légales. Par exemple : Le CSE peut être amené à demander la fourniture de la copie de l’avis d’imposition des ouvrants droit afin de procéder au calcul de la contribution de chacun en fonction de ses ressources. En revanche, le CSE ne peut exiger la production de la déclaration de revenus, qui comporte des informations relevant de la vie privée des intéressés. …
» Constitue une atteinte à la vie privée, au sens de l’article 9 du code civil, la demande de communication de la déclaration de revenus de personnes, dans le but de déterminer leurs droits à l’attribution d’une prime. Dès lors que la déclaration de revenus contient des renseignements tels que la situation de famille légitime ou illégitime, la situation de fortune ou l’existence de dettes, qui ne sont pas tous indispensables pour l’attribution de la prime », Cour de cassation, chambre civile, arrêt du 29 mai 1984, n° 82-12.232.
Le refus de produire le document demandé ne prive pas le salarié de la prestation : c’est dans ce cas la prestation minimale qui est versée.
Quelles sont les informations utiles au Comité Social et Économique (CSE) :
Ces informations doivent être limitées à celles qui sont strictement nécessaires au Comité Social et Économique (CSE) pour exercer ses fonctions légales. Par exemple : Le Comité Social et Économique (CSE) peut être amené à demander la fourniture de la copie de l’avis d’imposition des ouvrants droit afin de procéder au calcul de la contribution de chacun en fonction de ses ressources. En revanche, le Comité Social et Économique (CSE) ne peut exiger la production de la déclaration de revenus, qui comporte des informations relevant de la vie privée des intéressés Cour de cassation, chambre civile, arrêt du 29 mai 1984, n° 82-12.232, « Constitue une atteinte à la vie privée, au sens de l’article 9 du code civil, la demande de communication de la déclaration de revenus de personnes, dans le but de déterminer leurs droits à l’attribution d’une prime. Dès lors que la déclaration de revenus contient des renseignements tels que la situation de famille légitime ou illégitime, la situation de fortune ou l’existence de dettes, qui ne sont pas tous indispensables pour l’attribution de la prime ».
L’employeur est-il tenu de fournir au Comité Social et Économique (CSE) le fichier du personnel ?
L’employeur n’est pas tenu de fournir les renseignements contenus dans le fichier de l’entreprise sur les salariés et leurs familles au Comité d’Entreprise. La Cour de cassation estime que les fichiers du personnel ne font pas partie du matériel nécessaire au Comité Social et Économique (CSE) pour exercer sa mission et n’a donc pas à être transmis. De ce fait, la société n’a pas l’obligation de fournir les fichiers, Cassation sociale, 2 juin 1993, n° 91-13901..
Néanmoins, rien n’interdit à la direction de l’entreprise d’accepter que le fichier du personnel soit utilisé par le Comité Social et Économique (CSE) pour la gestion de ses activités sociales et culturelles. Rien d’illégal à cela.
Les salariés doivent être préalablement informés par le Comité Social et Économique (CSE) :
Les salariés doivent être préalablement informés par le Comité Social et Économique (CSE) de l’objectif poursuivi, des destinataires des données, ainsi que de l’identité de la personne ou du service auquel ils peuvent s’adresser pour exercer leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition (voir modèles proposés en annexe). Par exemple : affichage d’une note d’information dans les locaux, remise d’un document à l’employé, mentions apparentes sur le questionnaire.
Mention d’information à porter sur les formulaires de collecte d’informations :
Monsieur ………………………… (indication de l’identité du responsable du traitement).
Les informations recueillies par le Comité Social et Économique (CSE) font l’objet d’un traitement informatique destiné à … (préciser la finalité).
Les destinataires des données sont : ……………………… (précisez).
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous adressant à …………………………………… (préciser le service et l’adresse).
Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.
Note d’information susceptible d’être affichée :
Le Comité Social et Économique (CSE) ………………………………… (citer le nom du ou des services responsables du traitement) dispose(nt) de moyens informatiques destinés à gérer plus facilement …………………… (indiquer la finalité du traitement).
Les informations enregistrées sont réservées à l’usage du (ou des) service(s) concerné(s) et ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires suivants : ………… (préciser les destinataires).
Conformément aux articles 39 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations la concernant, en s’adressant au service………………………………………… (citer le nom du service ou des services concernés).
Droit d’opposition :
Tout salarié a le droit de s’opposer à ce que son employeur adresse au Comité Social et Économique (CSE) des données qui le concernent. La transmission de ces données ne peut être que facultative, le salarié devant être clairement informé des conséquences d’un éventuel refus de sa part. Par exemple : application du tarif le plus élevé ou exclusion du bénéfice d’une prestation.
Lorsque les données sont utilisées à des fins d’offres promotionnelles, les personnes concernées sont informées qu’elles peuvent s’y opposer sans frais et sans justification. L’envoi d’offres promotionnelles par voie électronique est subordonné au recueil du consentement préalable des personnes concernées.
Comment déclarer :
Les traitements de gestion sociale ou culturelle les plus courants sont dispensés de déclaration. Pour bénéficier de cette dispense, les traitements envisagés doivent être conformes à la dispense de déclaration n°10 en date du 17 octobre 2006 (voir Cnil ). Dans tous les autres cas, le Comité Social et Économique (CSE) doit adresser à la CNIL une déclaration normale, (disponible sur www.cnil.fr ).
Depuis l'entrée en vigueur du RGPD, les dispenses de la Cnil n'ont plus de valeur juridique. En effet, la protection des données à caractère personnel ne repose plus sur le contrôle préalable mais sur une logique de conformité. Voir l'article sur la RGBD.
Le CSE devra donc enfin assurer la sécurité et la confidentialité des données des salariés notamment avec la RGPD qui impose des règles très strictes de protection des données personnelles. Par exemple le CSE doit prévoir, que les élus qui ont accès aux données du personnel, signent une obligation de confidentialité.
Exemples de formulaire de collecte de données à caractère personnel
Durée de conservation des données relatifs aux bénéficiaires du CSE (conditions de la dispense de la Cnil) :
La Cnil (Délibération no 2006-230 du 17 octobre 2006) indique que les données ne sont pas conservées par le service gestionnaire au-delà de la période d’admission du salarié au bénéfice des prestations sociales et culturelles sauf en ce qui concerne l’historique de l’utilisation de ces prestations et le suivi des commandes par les salariés qui sont conservés pendant une période glissante de deux ans maximum à compter de l’exécution de la prestation.
Les personnes concernées sont informées de l’identité du responsable du traitement, des finalités poursuivies, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d’un défaut de réponse, des destinataires des données et de leur droit d’opposition au traitement de leurs données ainsi que de leur droit d’accès aux données les concernant et de rectification de ces données. Cette information est délivrée à tout employé sur les formulaires de collecte, par la remise d’un document
écrit ou par voie électronique. Les personnes doivent, sur les formulaires de collecte, être mises en mesure de s’opposer, de manière simple et explicite, au traitement de leurs données.
Ces données ne peuvent être communiquées qu'à certains destinataires expressément visés :
- pour le comité d’entreprise ou d’établissement : secrétariat, trésorier, élus ;
- l’expert-comptable (interne ou externe) du comité d’entreprise ou d’établissement ;
- le commissaire aux comptes ;
- les prestataires et fournisseurs de services et de chèques-cadeaux ;
- les organismes de voyage ;
- les résidences de vacances.
Dans le cas de gestion d’activités sociales et culturelles par d’autres institutions sociales telles que le comité central d’entreprise ou le comité interentreprises, les destinataires sont strictement identifiés en fonction de leur rôle dans la programmation, la mise en place et le suivi des activités sociales et culturelles confiées à ces institutions sociales.
