Le comité social et économique est responsable devant les salariés de la gestion des fonds :
Les dépenses effectuées par le comité social et économique (CSE) sont liées à des décisions préalables du comité prise collectivement au regard de sa conformité au budget voté par le comité social et économique (CSE) . Le comité social et économique (CSE) est responsable devant les salariés de la gestion des fonds alloués et leur doit toute transparence sur leur utilisation.
La justification des opérations comptables du comité social et économique (CSE) :
Chaque opération financière effectuée par le comité social et économique (CSE) doit pouvoir être justifiée par une pièce comptable, plus communément appelées pièces justificatives.
L’objectif des pièces comptables est de pouvoir retracer à tout instant l’ensemble des opérations qui ont affecté l’activité du comité social et économique (CSE). Elles permettent de pouvoir disposer de l’ensemble des éléments dans le cas d’un litige avec un fournisseur ou un salarié de l’entreprise. Ainsi, sans les pièces comptables justificatives, il n’est pas possible d’enregistrer une opération dans votre comptabilité.
Les pièces comptables peuvent prendre plusieurs formes : facture d’achat, facture de vente, note de frais, relevés de banque…
Dans le cas où les élus ont des frais de représentation ou des frais de mission, les noms des personnes invitées doivent figurer sur les notes de restaurant.
Classements des documents du Comité d’Entreprise :
Classement dans des classeurs :
Vous pouvez classer les différentes pièces comptables dans des classeurs, par ordre chronologique, en distinguant les factures à régler et les factures réglées. Les pièces comptables doivent facilement être retrouvées, un simple système de numérotation (mois et numéro) permette de les retrouver facilement.
Classement électronique :
Il est possible d’utiliser un logiciel de comptabilité disposant d’une fonctionnalité G.E.D. (Gestion électronique des documents) intégrée. Cela permet de relier les pièces justificatives aux écritures comptables. Vous retrouvez très facilement vos documents, ils sont disponibles immédiatement, sans confusion possible, ils sont accessibles à n’importe quel moment et en tout lieu. Vous ne perdez plus de temps à retrouver les documents, ils sont protégés contre la perte et contre de mauvais classements. En cas de changement d’équipe, cela simplifie la transmission d’informations.
Vous pouvez tester gratuitement le logiciel Happy-Compta qui permet de stocker vos pièces comptables directement en lien avec l’écriture comptable correspondante, https://www.happy-compta.fr.
Archives du Comité d’Entreprise :
Les pièces comptables du comité social et économique (CSE) doit être classée et archivée pendant 10 ans. Peu importe le type de classement ou le type de format, les pièces comptables papier ou électronique doivent être conservées. C’est une obligation. Le trésorier doit être capable de fournir les pièces comptables justificatives lors d’une demande, Article L2315-75 du code du travail..
Ou sont classés et archivés les documents comptables du comité social et économique (CSE) :
Le code du travail reste muet sur ce sujet par contre il semble logique que les documents devraient être rangés dans une armoire protégée dans le local du comité social et économique (CSE).
Communication de la comptabilité du comité social et économique (CSE) :
L’employeur, en sa qualité de président du comité social et économique (CSE), a accès, comme tous les autres membres, à tous les documents comptables du comité.
Dans cette affaire, le président et membre du comité d’établissement de la société (…), a demandé au juge de condamner sous astreinte le secrétaire du comité d’établissement à le laisser accéder à la totalité des documents comptables, comptes et pièces justificatives afférents à la gestion des oeuvres sociales et culturelles du comité pour les années 1984, 1985, 1986 et 1987 ; que le comité d’établissement a défendu à cette demande en faisant valoir que les comptes des années 1984, 1985 et 1986 avaient été déclarés sincères par le commissaire aux comptes et approuvés par le comité ; la cour d’appel décide que le refus opposé au président constituait un trouble manifestement illicite et ordonne, en conséquence, la mise à sa disposition des documents litigieux, ( Cour de Cassation, Chambre sociale, du 19 décembre 1990, 88-17.677).
L’établissement des comptes par l’expert-comptable du comité social et économique (CSE), leur approbation lors de la réunion du comité social et économique (CSE), sous la présidence de l’employeur ou de son représentant, et les réponses que peut apporter l’expert-comptable, présent lors de cette séance, à toutes questions qui lui seraient posées, ne sauraient priver le président du comité de la faculté de consulter les documents comptables. Dans cette affaire, le Comité d’Etablissement est condamné à payer la somme de …..F au titre de l’article 700 du Nouveau Code de procédure civile ; pour avoir refusé au président d’accéder aux documents comptables,
…Enjoint au comité d’entreprise d’avoir à laisser à M. ……………, ès qualités de président du comité d’établissement, le libre accès aux pièces comptables du comité pour les années 1996 et 1997, y compris celles afférentes au budget de fonctionnement, et ce, dans les 8 jours de la signification de la décision entreprise…, Cour d’Appel de Paris, 16 juin 1999, N°99/4193.
La Cour de cassation déclare, en effet, que « les dispositions légales ne font pas obstacle à ce que dans le cadre de son droit d’obtenir communication des documents comptables et financiers, le président du comité d’entreprise puisse effectuer à ses frais copie des dits documents ». Jusqu’à présent, les membres du Comité d’Entreprise ne pouvaient que consulter les documents sans pouvoir en exiger une copie. Ce n’est plus le cas à condition que les copies soient réalisées à leurs frais.
L’employeur peut faire une copie des documents comptables et financiers du comité social et économique (CSE) :
Dans le cadre de son droit d’obtenir communication des documents comptables et financiers, le président du Comité d’Entreprise peut effectuer à ses frais des copies des documents comptables du comité. La Cour de cassation déclare que « Les dispositions légales ne font pas obstacle à ce que dans le cadre de son droit d’obtenir communication des documents comptables et financiers, le président du comité d’entreprise puisse effectuer à ses frais copie des dits documents, Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 26 septembre 2012, 11-15.384 11-21.994.
Un règlement intérieur du comité d’entreprise (CE ou CSE) peut préciser les modalités particulières d’accès aux archives et documents comptables et financiers du comité :
L’accès aux documents comptables et financiers du CE (ou CSE) ne pourrait pas être restreint dans des conditions variant selon l’étiquette syndicale des élus, Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 7 novembre 2018, 17-23.157.
Seul un règlement intérieur du comité d’entreprise (ou CSE) peut préciser les modalités particulières d’accès aux archives et documents comptables et financiers du comité .Le Juge des référés ne peut pas fixer des heures de consultations des documents du CE ou du CSE en l’absence de disposition du règlement intérieur du CE.
Pas de droit à copie des documents pour les membres du Comité d’Entreprise :
Tout membre du CE ( donc le président aussi) peut consulter la comptabilité du comité d’entreprise, mais ne peut pas en exiger une copie, Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, 22 septembre 2010, n° 09-65129.
La consultation des différents documents devrait vraisemblablement s’effectuer en présence du secrétaire ou du trésorier même si aucun texte ne donne de précision à ce sujet.
Communication de la comptabilité du comité social et économique (CSE) aux salariés :
Les salariés ont un droit de regard sur les comptes du comité une fois par an seulement, lorsque le comité d’entreprise rend par voie d’affichage, sur les tableaux habituellement réservés aux communications syndicales, le compte-rendu détaillé de sa gestion financière.
