Article archives Comité d’Entreprise avant le 01/01/2020
Le Comité d’Entreprise utilise souvent des données informatisées relatives aux salariés (date de naissance, avis d’imposition, nombre d’enfants, etc.). Leur utilisation et déclaration sont encadrés par les recommandations de la CNIL.
Le refus de produire le document demandé ne prive pas le salarié de la prestation : c’est dans ce cas la prestation minimale qui est versée.
La fourniture d’information par le salarié au Comité d’Entreprise :
Qu’il s’agisse de la gestion des subventions, des bourses, des primes de crèches, des chèques cadeaux, des activités de voyages, sport ou loisirs, etc, les traitements informatisés mis en oeuvre par le Comité d’Entreprise doivent à ce titre se conformer à la loi informatique et libertés. Ces informations doivent être limitées à celles qui sont strictement nécessaires au Comité d’Entreprise pour exercer ses fonctions légales. Par exemple : Le Comité d’Entreprise peut être amené à demander la fourniture de la copie de l’avis d’imposition des ouvrants droit afin de procéder au calcul de la contribution de chacun en fonction de ses ressources. En revanche, le Comité d’Entreprise ne peut exiger la production de la déclaration de revenus, qui comporte des informations relevant de la vie privée des intéressés. …
” Constitue une atteinte à la vie privée, au sens de l’article 9 du code civil, la demande de communication de la déclaration de revenus de personnes, dans le but de déterminer leurs droits à l’attribution d’une prime. Dès lors que la déclaration de revenus contient des renseignements tels que la situation de famille légitime ou illégitime, la situation de fortune ou l’existence de dettes, qui ne sont pas tous indispensables pour l’attribution de la prime”, Cour de cassation, chambre civile, arrêt du 29 mai 1984, n° 82-12.232.
L’employeur est-il tenu de fournir au Comité d’Entreprise le fichier du personnel ?
L’employeur n’est pas tenu de fournir les renseignements contenus dans le fichier de l’entreprise sur les salariés et leurs familles au Comité d’Entreprise. La Cour de cassation estime que les fichiers du personnel ne font pas partie du matériel nécessaire au Comité d’Entreprise pour exercer sa mission et n’a donc pas à être transmis. De ce fait, la société n’a pas l’obligation de fournir les fichiers, Cassation sociale, 2 juin 1993, n° 91-13901.
Néanmoins, rien n’interdit à la direction de l’entreprise d’accepter que le fichier du personnel soit utilisé par le Comité d’Entreprise pour la gestion de ses activités sociales et culturelles. Rien d’illégal à cela.
L’obligation d’information des salariés :
Les salariés doivent être préalablement informés par le Comité d’Entreprise, et le cas échéant l’employeur, de l’objectif poursuivi, des destinataires des données, ainsi que de l’identité de la personne ou du service auquel ils peuvent s’adresser pour exercer leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition. Par exemple : affichage d’une note d’information dans les locaux, remise d’un document à l’employé, mentions apparentes sur le questionnaire.
Le droit d’opposition du salarié :
Tout salarié a le droit de s’opposer à ce que son employeur adresse au Comité d’Entreprise des données qui le concernent. La transmission de ces données au Comité d’Entreprise ne peut être que facultative, le salarié devant être clairement informé des conséquences d’un éventuel refus de sa part ; Par exemple : application du tarif le plus élevé ou exclusion du bénéfice d’une prestation. Lorsque les données sont utilisées à des fins d’offres promotionnelles les personnes concernées sont informées qu’elles peuvent s’y opposer sans frais et sans justification. L’envoi d’offres promotionnelles par voie électronique est subordonné au recueil du consentement préalable des personnes concernées.
La déclaration Cnil :
Les traitements de gestion sociale ou culturelle les plus courants sont dispensés de déclaration. Pour bénéficier de cette dispense, les traitements envisagés doivent être conformes à la dispense de déclaration n°10 en date du 17 octobre 2006 (disponible sur www.cnil.fr). Dans tous les autres cas, le CE doit adresser à la CNIL une déclaration normale.
Dans la mesure où les fichiers mis en œuvre par les comités d’entreprise ou d’établissement pour la gestion de leurs activités sociales et culturelles ne sont pas susceptibles de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées, la CNIL a décidé de les dispenser de déclaration lors de sa séance du 17 octobre 2006.
Aujourd’hui, près de 30 000 entreprises en France comptent plus de 50 salariés et possèdent donc un comité d’entreprise. La plupart de ces comités d’entreprises disposent aujourd’hui de moyens informatiques pour gérer leurs activités sociales et culturelles. Dans ce cadre, les comités d’entreprise sont amenés à collecter des données à caractère personnel concernant leurs bénéficiaires. A l’occasion des examens des dossiers qui lui ont été présentés, la Commission a constaté que les traitements de gestion des activités sociales et culturelles mis en œuvre par les comités d’entreprise ou d’établissement, ainsi que par les comités centraux d’entreprises, les comités de groupe, les comités interentreprises ou les délégués du personnel, sont des traitements courants qui ne sont pas susceptibles de porter atteinte à la vie privée des salariés et des membres de leurs familles. C’est pourquoi la Commission a décidé, dans sa délibération n°2006-230 du 17 octobre 2006, de dispenser ces traitements de toute formalité déclarative préalable dès lors qu’ils répondent aux conditions prévues par la norme de dispense. La dispense n°10 représente donc une mesure de simplification de la gestion des activités sociales et culturelles pour les comités d’entreprise à travers un engagement de conformité à un cadre juridique précis assurant, de cette manière, la protection des données et de la vie privée des personnes.
Droits de mise à jour ou de suppression des données :
S’il constate la présence de données erronées ou interdites (ex. : appréciations subjectives, opinions politiques, sanctions amnistiées…), le salarié ou ancien salarié a le droit de demander la mise à jour ou la suppression de ces données. Si ces données ont été transmises à des tiers (à d’autres entreprises du groupe par exemple), l’employeur doit demander à ces tiers leur mise à jour ou leur suppression. L’intéressé peut demander à l’employeur de justifier, sans frais, qu’il a bien pris en compte ses demandes de rectification ou de suppression des données. Il peut également obtenir le remboursement des frais de copie que l’employeur lui a éventuellement réclamés.
En cas de difficulté :
Il est possible d’alerter le correspondant informatique et libertés (CIL) qui a pu être désigné par l’employeur ou de saisir la CNIL d’une plainte. Une plainte pénale peut également être déposée auprès du Procureur de la République ou des services de police ou de gendarmerie.
