Les lettres arrivant à l’entreprise et destinées au CSE, qu’elles soient libellées au nom personnel du secrétaire ou avec la seule mention « CSE » ou « M. le secrétaire du CSE » ou à l'attention du Comité Social et Economique, doivent être remises sans délai et non décachetées au secrétaire, puisque c’est lui qui assure «l’administration» courante du CSE. L'ouverture du courrier adressé au CSE est une pratique illicite, elle porte atteinte à l'article 226-15 du code pénal qui interdit l'atteinte au secret des correspondances dont les courriels. Le CSE peut donc exiger que son courrier reste clos.
Le secrétaire du CSE a un rôle qui lui est expressément reconnu par la loi (établissement de l’ordre du jour, rédaction du procès-verbal), il règle également les affaires courantes dans la limite des attributions qui lui sont consenties par le comité, il est donc préférable de préciser ses attributions dans le règlement intérieur du CSE, notamment en ce qui concerne le courrier (Exemple de rédaction, le secrétaire se voit notamment confier la mission de gérer la correspondance (reçue ou émise) du CSE et de la communiquer aux membres du CSE.
L'affranchissement du courrier du CSE :
C'est normalement le CSE qui paye l'affranchissement de son courrier. Généralement cette dépense est imputée sur le budget de fonctionnement. Néanmoins, l'affranchissement des courriers adressés aux bénéficiaires du CSE dans le cadre des activités sociales et culturelle, devrait être payé avec le budget des activités sociales et culturelles, exemple : Expédition par le CSE d'une convocation pour un voyage, pour une sortie.
Cette pratique peut être également formalisée dans le règlement intérieur du CSE.
L'affranchissement du courrier du CSE par l'entreprise :
Cette pratique devrait faire l'objet d'un accord. L’entreprise peut consentir cette avantage gracieusement, mais elle peut aussi facturer ce service au CSE. L’utilisation des services de l'entreprise, comme par exemple une machine à affranchir, par le CSE peut être un élément facilitateur.
L'ouverture du courrier adressé au CSE et aux membres élus :
Ce courrier ne doit pas être ouvert par l'entreprise, il doit être directement remis aux élus concernés ou directement au secrétaire du Comité pour diffusion auprès de ces collègues.
L'employeur ne doit pas ouvrir le courrier adressé à un élu (ou un salarié) appartenant au CSE Une telle pratique est condamnable par le Code pénal :
Le secret de correspondance du courrier du CSE :
« Le fait, commis de mauvaise foi, d'ouvrir, de supprimer, de retarder ou de détourner des correspondances arrivées ou non à destination et adressées à des tiers, ou d'en prendre frauduleusement connaissance, est puni d'un an d'emprisonnement et de 45000 euros d'amende.
Est puni des mêmes peines le fait, commis de mauvaise foi, d'intercepter, de détourner, d'utiliser ou de divulguer des correspondances émises, transmises ou reçues par la voie des télécommunications ou de procéder à l'installation d'appareils conçus pour réaliser de telles interceptions.» Code pénal Article 226-15
Plus globalement, la Cour de cassation a sanctionné la violation du secret des correspondances à travers le droit au respect de la vie privée dont dispose tout salarié, y compris sur son lieu de travail, arrêt Nikon, Cour de cassation, chambre sociale, 02 octobre 2001, n° 99-42942).
"... Le salarié a droit, même au temps et au lieu de travail, au respect de l'intimité de sa vie privée ; que celle-ci implique en particulier le secret des correspondances ; que l'employeur ne peut dès lors sans violation de cette liberté fondamentale prendre connaissance des messages personnels émis par le salarié et reçus par lui grâce à un outil informatique mis à sa disposition pour son travail et ceci même au cas où l'employeur aurait interdit une utilisation non professionnelle de l'ordinateur...".
L’employeur ne peut donc pas ouvrir le courrier de ses salariés, qu’il s’agisse d’un courrier “papier” ou d’un courrier électronique dès lors que ce courrier apparaît comme étant un courrier personnel. Ainsi, tout courrier électronique dans l’objet duquel il est indiqué “personnel” ou tout courrier “papier” inséré dans une enveloppe sur laquelle il est indiqué “personnel” ne peut être ouvert par l’employeur.
La diffusion du courrier adressée au CSE :
La distribution du courrier, une fois arrivé dans l'entreprise, doit être immédiate, l'employeur qui retarde volontairement l'acheminement du courrier du comité est punissable. Il est sans doute utile d’évoquer cette question directement avec le président du CSE pour trouver la solution la plus adaptée.
L'organisation des modalités de diffusion du courrier adressé au CSE :
Les modalités de diffusion du courrier peuvent faire l'objet d'un accord ou d'un paragraphe à ajouter dans le règlement intérieur du CSE, on précisera le délais de distribution et éventuellement la désignation d'un membre élu comme correspondant. C'est lui qui organise la redistribution des courriers auprès des représentants du personnel.
L'installation d'une boite aux lettres spécifique au CSE :
Dans ce cas, rapprocher vous de "La Poste" de votre secteur pour évoquer cette solution. Cette possibilité permet de sécuriser le courrier adressé au CSE et évite des difficultés de distribution interne...
